Anonymiser un FEC sans casser le fichier ni ses totaux.

Ce qu'est un FEC

Le fichier des écritures comptables est la copie de la comptabilité qu'une entreprise tenue sur informatique remet à l'administration lors d'une vérification. L'article L47 A du livre des procédures fiscales, dans sa version en vigueur jusqu'au 1er janvier 2027, prévoit que le contribuable s'acquitte de son obligation :

Légifrance signale une nouvelle rédaction de cet article à compter du 1er janvier 2027 ; ce guide sera revu à cette date. Le format est fixé par l'article A47 A-1 : des fichiers « à plat, à organisation séquentielle et structure zonée », dont « les dix-huit premières informations » doivent figurer dans un ordre imposé. Le BOFiP rappelle que ces données servent à des traitements informatiques, y compris par l'administration, ce qui explique leur forme très régulière : une ligne par écriture, les mêmes colonnes partout.

Cette régularité, qui fait l'intérêt du FEC pour un outil d'analyse ou une IA, en fait aussi un document facile à abîmer. Supprimer une colonne, décaler un séparateur ou modifier un montant suffit à rendre le fichier inexploitable, ou faux. Anonymiser un FEC, c'est donc remplacer des valeurs, jamais en retirer.

Où se cachent les noms

Sur les dix-huit champs, la plupart ne désignent personne : codes et libellés de journal, numéros et dates d'écriture, débit, crédit, lettrage, devise. Quatre demandent de l'attention.

Le BOFiP illustre lui-même le libellé auxiliaire par des exemples comme « Fournisseur Antoine » ou « Client Martin ». C'est la colonne la plus simple à traiter, puisqu'à chaque code de tiers correspond un nom.

Le libellé de l'écriture est la plus délicate. Le texte n'y prévoit qu'un « motif », mais l'usage y met souvent le nom du tiers à côté de l'objet : « Facture Martin mars », « Remboursement frais Antoine ». Ce champ est libre, il se traite par recherche, nom par nom.

Viennent enfin les comptes de personnes du plan comptable, dont le plan de comptes de l'Autorité des normes comptables donne les intitulés : « 401 Fournisseurs », « 411 Clients », « 421 Personnel - Rémunérations dues », « 455 Associés - Comptes courants ». Une entreprise qui ouvre un sous-compte par salarié ou par associé y inscrit souvent son nom, dans CompteLib ou dans le libellé auxiliaire.

Pourquoi le retirer : secret, Ordre et RGPD

Un FEC préparé par un cabinet relève du secret de l'expert-comptable. L'article 21 de l'ordonnance du 19 septembre 1945 prévoit que les membres de l'Ordre et leurs collaborateurs :

L'Ordre en a tiré une consigne explicite pour l'IA générative. Sa notice « Comment utiliser ChatGPT® ? » range le FEC parmi ce qu'on ne confie pas tel quel :

Le RGPD ajoute son principe de minimisation, qui veut que les données soient « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ». Une analyse de marge, un contrôle de cohérence ou un repérage d'anomalies n'ont pas besoin des noms. La CNIL va dans le même sens pour les organismes qui déploient une IA générative, en invitant à encadrer les usages, « par exemple ne pas fournir de données personnelles au système ».

La méthode, au tableur

Un FEC s'ouvre dans un tableur comme un fichier texte délimité. La méthode tient en six étapes, qui ne touchent jamais aux montants ni aux dates.

• 1. Travailler sur une copie. Le fichier d’origine reste intact ; c’est lui qui fait foi.
• 2. Ouvrir en texte, colonne par colonne. Importer toutes les colonnes au format texte, sinon le tableur transforme les numéros de compte et les dates.
• 3. Dresser la table des tiers. Pour chaque valeur de CompAuxNum, relever CompAuxLib et lui attribuer un code (« TIERS_001 »). Cette table reste chez vous.
• 4. Remplacer CompAuxLib par le code, puis CompAuxNum s’il est construit sur le nom.
• 5. Rechercher chaque nom de la table dans EcritureLib et CompteLib, et le remplacer par le même code. Un nom écrit de deux façons (« SARL Martin », « Martin ») se cherche deux fois.
• 6. Contrôler. Le nombre de lignes, l’ordre des 18 colonnes et les totaux du débit et du crédit doivent être identiques à ceux de l’original.

Le même code doit désigner le même tiers partout : c'est ce qui permet à l'outil ou à l'IA de suivre un fournisseur sur l'exercice, de rapprocher ses factures et ses règlements. Un code différent à chaque ligne rendrait le fichier aussi illisible pour l'analyse que pour un indiscret.

Pseudonymiser n'est pas anonymiser

Remplacer les noms par des codes, en gardant la table de correspondance, est une pseudonymisation au sens de l'article 4 du RGPD : les données ne peuvent plus être attribuées à une personne « sans avoir recours à des informations supplémentaires ». Elles restent des données personnelles.

Dans un FEC, les chiffres eux-mêmes peuvent désigner quelqu'un. Dans une entreprise d'un seul salarié, le compte 421 est ce salarié, avec ou sans nom. Un associé unique se reconnaît à son compte courant. Un client dont la facture a un montant inhabituel se reconnaît à ce montant. Le fichier pseudonymisé réduit fortement le risque ; il ne dispense pas de choisir l'outil auquel on le confie.

Pour aller plus loin sur la différence, voir anonymisation ou pseudonymisation, et pour l'usage de ChatGPT en cabinet, ChatGPT pour les experts-comptables.

Ce que BlinDoc fait, et ce qu'il ne fait pas

BlinDoc ne lit pas un FEC au format texte ou tableur : il traite des PDF, des scans et des images. Pour le FEC lui-même, la méthode au tableur ci-dessus reste la bonne.

Il sert en revanche pour tout ce qui accompagne un FEC sous forme de PDF : grand livre ou balance exportés, factures, relevés bancaires, bulletins de paie. Il y repère noms, adresses, IBAN, SIRET et numéros de sécurité sociale, les remplace par des repères numérotés, et vous validez chaque détection avant l'export. Le document est traité en mémoire vive et supprimé au bout d'une heure (sécurité). Ce qu'il trouve et ce qu'il manque est publié sur méthode et mesures.